ワープロ・表計算・プレゼン資料などをソフト使って、何を表現したいのか、どのような業務を効率化したいのか、最大限のスキルを活かすための最強ソフト、Microsoft Office のご紹介をさせていただきます。このブログを通して改めて、Microsoft Officeの魅力などを伝えていければと存じます。
（Wikipediaを引用）
Microsoft Officeとは
- マイクロソフトの買い切り版のオフィススイート（office suite） 注¹のこと。
- 単体ソフトウェアとしては1983年5月にMulti-Tool Wordの名前で、XENIX 注²向けに発売されたのが最初
- オフィススイートとしては1983年6月にMacintosh（Mac）向けが最初でこの時点でWord、Excel、PowerPointが含まれていた
- Windows向けに発売したのは1990年10月である
- 日本語版が用意されたのは、Office for Mac 4.2とOffice 3.0（日本ではOffice 1.0として販売）からである
- 日本市場と需要として従来の買い切り方式とサブスクリプション方式の2種類がある
- 買い切り方式は、一度買うと永年使えるがバージョンアップした時な再購入
- サブスクリプション方式は、1箇月単位で料金を支払われるならないがバージョンアップは無料
- サブスクリプション方式はMicrosoft365（Office 365）と呼ばれる
注¹ オフィススイート（office suite）とは、
オフィスワークで使われることの多い複数のツールを一括して提供する製品・サービスの総称
注² XENIXとは
マイクロソフトによって開発されたUNIX 注³である
注³ UNIXとは
色々あるOS（オペレーション システム 注⁴の略）のひとつ
注⁴ オペレーティング システム(Operating System）とは
- パソコンの最重要なソフトで、人間に例えれば「心」や「人格」に相当するソフト
- ※Operating Systemを省略して、OSと表現されるパソコンの最重要なソフト
- 人間に例えれば「心」や「人格」に 相当するソフト
- そのOSによって,同じソフトでも動いたり動かなかったりするので、使い勝手が変わってくる
※ オペーレーションシステムと呼ばれるが、言い間違えで、正式にはオペレーティング システム
Microsoft Officeに含まれる製品
Excel（エクセル）
表計算ソフト・マクロ言語によって、表計算ソフトを超えた利用も可能
Word（ワード）
ワープロソフト・アウトラインでの作業やテーマの設定などが使える
PowerPoint（パワーポイント）
プレゼンテーション用のソフトウェア
Outlook
- 個人情報管理ソフト・電子メールクライアントとして機能を備えており、グループウェアの利用も強く意識されている
- Mac版ではEntourage（アントゥラージュ）という名称だったが、Office for Mac 2011からMac版もOutlookに変更された
Access
データベースソフト・Windows版のみ存在し、かつてはMac版としてMicrosoft Fileと言う製品が存在した
OneNote
デジタルノート
Microsoft 365に含まれる製品
Sway（スウェイ）
Webを利用した、ページレイアウト/プレゼンテーションツール・単体ソフトはWindows版のみ存在するが、MacやモバイルOSのWebブラウザからも利用できる
OneDrive
- WordやExcelなどで作成したドキュメントや写真などを保存できるオンラインストレージサービス
- Microsoft 365を購入することで、無償版の5GBから100GBや1TBに増やすことが出来る
Teams
会議を行ったり、チャットをすることが出来る
Clipchamp（クリップチャンプ）
動画編集
Loop
コラボレーション調整
Bookings（ブッキングス）
スケジュール調整
Planner（プラナー）
タスク 注⁵と仕事の管理
注⁵ タスクとは
課された仕事、課題
仕事とタスクの違い
- 仕事 （work）： 仕事全般を指す
- タスク （task）： 「作業」や「業務」を指す
その中でも特に使用頻度が高いと言われる４つのソフト
Excel（エクセル・表計算ソフトウェア）
Excel三大機能 【表計算・データベース・グラフ作成】
Excel即戦力機能 【表計算・データ処理・関数・グラフ】
簡単な四則演算 注⁶から高度な計算まで可能
データベース（表）から簡単なグラフ作成から高度なグラフ作成が可能
計算だけではなく、日付や数字を使って何かを管理したいことにもよく使われる
お小遣い帳 / 家計簿 / スケジュール表 / シフト表 / グラフなどの作成が可能
さまざまな関数 注⁷が組み込まれており、計算や指定範囲からの値を探索など、様々なデータ処理を行う
注⁶ 四則演算（加減乗除）「しそくえんざん・かげんしょうじょ」とは
- 加法｟かほう・足し算・＋｠
- 減法｟げんぽう・引き算・－｠
- 乗法｟じょうほう・掛け算・×｠
- 除法｟じょほう・割り算・÷｠
注⁷ 関数とは
あらかじめ用意されている数式で、特定の計算や処理を行うために使用され、関数を使うと、単純な計算だけではなく複雑な計算も行うことが出来る
マクロ 注⁸を組むことで、繰り返し行われる作業を効率化
オフィスの拡張機能で提供されているVBA（Visual Basic for Applications）注⁸を使えば、作業を自動化し、さらに効率が向上する
注⁷ マクロとは
繰り返しとなっている作業を自動化する機能
注⁸ VBA（Visual Basic for Applications）とは
- ExcelをはじめとするMicrosoft Office製品内で使えるプログラミング言語
- VBA（プログラミング言語）を構築することにより、マクロを作動させる
- ※VBA（プログラミング）でコードを書くためにはVBE（Visual Basic Editor）「ビジュアル ベーシック エディター」という名前のテキストを使う必要がある
Word（文章作成ソフトウェア）
文章作成や編集を行うためのソフトウェアで、様々な文章を作成するときに使用される
豊富な図形描画（びょうが：絵などをかくこと、対象を描写（びょうしゃ）すること）機能やグラフ作成機能
具体例として、
- 手紙
- レポート
- 履歴書
- 案内文
- 年賀状
- 連絡文（おしらせ文）
- 通知文
使いやすいインターフェース注⁸と多彩な機能が特徴
日常業務の中で中枢を担う重要なツールであり、どのような職種であったとしても利用することが必ずある
中央揃え・右揃え・箇条書き・均等割り付けなどの機能があり、文章が苦手な方でも簡単に作成が可能
注⁸ インターフェース
異なる2つのものを繋ぐこと：接点・接続口・境界面
PowerPoint（プレゼンテーションソフトウェア）
文字や写真、グラフなどが入った見栄えするスライドを簡単に作成が可能
スライドをボタン（クリック）一つで画面切り替え
パワーポイントの醍醐味
- スライド機能
- アニメーション機能
- 画面切り替え機能
- 例えば
- 発表スライド
- 企業説明資料
- 紹介資料
Outlook（個人情報管理ソフトウェア）
メールソフトウェア
- 電子メール機能
- 予定表
- 連絡先管理
- 仕事管理
- スケジュール管理
- タスク管理
to do リスト
※ To Doは英語の「to do」から来ており、日本語での読み方は「（トゥードゥー）」
英語で名詞の後に「to+動詞」をつけると「～するべき〇〇」といった意味になるので
to do=To Doで「やるべきこと」と解釈される
まとめ
パワーポイントは、プレゼンテーションソフトウェアと紹介しましたが、プレゼンテーションにワードやエクセルを使ってはいけないのか？
答えは、もちろん絶対使ってはいけない、いう事ではありません。
しかし、ワードはワープロソフトウェア、エクセルは表計算ソフトウェアとして役割があります。それぞれ特化したソフトウェアで作成するのがより良い資料作成が望ましいと思われます。
- Excelは、数値の計算・細かい図表の作成
- Wordは、長い文章の入力・簡単な表の作成
- PowerPointは、図解や動的な資料の作成